Почему не работают должностные инструкции. Часть 1

• Виктор Лучков, член Гильдии Маркетологов
• 09 Февраль 2016

Зачастую компании подходят к вопросу создания должностных инструкций формально, для галочки. «Писатель инструкции» изначально создает ее не рабочей, стараясь поместить туда максимальный перечень обязанностей сотрудника. И для этого есть множество причин.

Первая причина, инструкции написаны для трудовой инспекции. «Писатель» не утруждал себя умственными изысканиями и просто позаимствовал хороший и, на его взгляд, подходящий образец из Интернета. Тратить ваше время на обсуждение этой причины не будем. Перейдем ко второй.

Вторая причина, «писатель» старался написать работоспособный документ, но до конца не осознал смысла всех его элементов. Возможно, и не пытался проникнуть в суть формулировок и, как в первом случае, выбрал путь наименьшего сопротивления и пострадал, корректируя хороший образец из Интернета. Об этой причине и будут 2 части моей статьи.

Сразу обозначу свою позицию. Если подойти к вопросу системно и с головой, то инструкция может стать практически полезным инструментом управления, который точно определит все требования работодателя к сотруднику и будет основой для его мотивации.

Получите образец работающей инструкции, созданной по нашей методологии. Для этого дочитайте статью до конца и выполните практическое задание.

Проблема первого элемента

Проблема «писателя» зашита уже в самом определении. Странно это, ведь на первый взгляд определение лаконичное и понятное. Впрочем, сначала прочитайте сами:

Должностная инструкция – это нормативный документ, в котором определены функции, права, обязанности и ответственность сотрудника предприятия.

Аргументируем данную позицию с точки зрения системного подхода. В этой статье создадим цельную картину из отдельных элементов, выстроим взаимосвязи между элементами и определим причинно-следственные связи. А если, простыми словами, то разберемся, почему такой нужный документ не работает.

Любая должностная инструкция должна состоять из 4 элементов:

1) функции сотрудника;

2) права сотрудника;

3) обязанности сотрудника;

4) ответственность сотрудника.

Проблема инструкции заложена в самом первом элементе, в неоднозначности формулировки «функции сотрудника» и ее понимании разными руководителями. Первый элемент критически важен для практической пользы инструкции, но не имеет единого понимания и, зачастую, отсутствует в самой инструкции. 

Понимание функции сотрудника

Я решил дополнить «Словарь терминов для бизнеса» и написал свое определение функции сотрудника, которое точно отражает назначение первого элемента должностной инструкции:

Функции сотрудника  – это поле деятельности сотрудника, переданное ему в ответственность для регулярного достижения ожидаемых результатов.

Все просто. Есть поле деятельности сотрудника, оно же зона ответственности данного сотрудника. Сотрудник ведет свою деятельность в данном поле и добивается запланированных результатов. Формируем простую логическую связку: функции сотрудника ->> поле деятельности ->> ответственность за плановый результат в данном поле.

Например, основная функция руководителя отдела продаж – организация деятельности сотрудников отдела продаж, а его плановый результат – ежемесячное (ежеквартальное и т.д.) выполнение планов продаж руками подчиненных. Переговоры с клиентами, ценообразование, текущее управление отделом, аналитика продаж и отчетность о деятельности – все это не является результатом. Это наполнение основной функции руководителя отдела. Результат руководителя только один – процент выполнения планов продаж сотрудниками отдела. За 100% выполнения плана отвечает руководитель. Чем отвечает? Ясное дело, своей премией. План выполнили – премию заработали. Не выполнили – награждать не за что. Это как у бегунов. Прибежал первым – золотая медаль, а прибежал четвертым – нет медали. Второе и третье места тоже награды, но меньшего достоинства. При 90% и 80% выполнения плана применяется понижающий коэффициент: 0.8 и 0.5. Все, что ниже 80% - медали нет.

Ядро должностной инструкции

Фактически, функции сотрудника – это ядро должностной инструкции, ключевое требование работодателя к сотруднику. Ядро должно быть выделено явным образом. Ни руководитель, ни сотрудник не должны читать между строк, выискивать в нагромождении фраз скрытый смысл. В следующей статье, я представлю вам принципы построения должностного функционала, как альтернативы формальной должностной инструкции. В функционале в явном виде и в однозначной формулировке показано ядро деятельности любого сотрудника.

25 февраля в Москве провожу однодневный Практикум «Как управлять подчиненными, используя систему», с участниками практикума мы подробно разбираем методологию создания должностного функционала и тренируемся на актуальных для вас должностях. Заходите по ссылке и регистрируйтесь.

Именно через правильное ядро соединяются остальные 3 элемента: права и обязанности, ответственность. Но… в большинстве инструкций функции (ядро) не указаны от слова «совсем». А значит – бардак и путаница. И в зонах ответственности сотрудников, и в их премировании. Если основа деятельности сотрудника не заложена в должностной инструкции, то и отношение к ней будет исключительно как к формальному документу, необходимому только при проверках трудовой инспекции.

Через правильное ядро соединяются остальные 3 элемента: права и обязанности, ответственность

Несколько ссылок с первой страницы поиска с образцами должностной инструкции руководителя отдела продаж:

1) на сайте «Работа.ру»;

2) на сайте «HR-portal»;

3) на сайте «Все об индивидуальном предпринимательстве»;

4) на сайте «Инструкции.ру».

Все инструкции похожи по структуре. В некоторых пунктах «близнецы-братья». В целом, неплохо написаны, но в них нет главного – фокуса на основной функции сотрудника и результате выполнения этой функции. Все размазано по странице, по должностным обязанностям и элементарным действиям.

В типовых инструкциях нет главного — фокуса на основной функции сотрудника и его результате

Практическое задание. Выполнив задание, вы получите ссылку на скачивание должностного функционала «Руководителя отдела продаж», созданного по нашей методологии. От вас требуется: скан реальной должностной инструкции «Руководителя отдела продаж» вашего предприятия со всеми подписями и краткий разбор текста инструкции: что из указанных пунктов реально выполняется; какие пункты нужно убрать из инструкции, а какие добавить. Письмо с вложением скана и разбора инструкции отправьте по адресу: viclu@ya.ru

Подведем итог первой части статьи – должностная инструкция может перестать быть формальной и начать приносить практическую пользу при управлении. Достаточно в ней явно указать основную функцию сотрудника и выделить плановый результат при реализации данной функции.

Во второй части статьи разберемся с тремя вторичными элементами должностной инструкции, которые соединены через ядро функции, но не менее важны для лучшей конкретизации требований к деятельности сотрудника.

http://victorluchkov.ru/articles/pochemu-ne-rabotayut-dolzhnostnyie-instrukczii.-chast-1.html