Конференц-этикет

Правила посещения конференции (Конференц-этикет)

Если человек давно работает в бизнесе и при этом позиционируется как эксперт, то ему нередко приходится выступать на конференциях, симпозиумах, выставках и других мероприятиях. Он может посещать конференции и как участник, слушатель. Посещению конференции предшествует определенная подготовка. И существует определенная последовательность действий и свои нюансы, знание которых значительно облегчает этот этап. В нашей статье мы рассмотрим все основные моменты, связанные с визитом на конференцию.

Подготовка к мероприятию

Первый этап подготовительной работы – ознакомление персоны со свежими информационными материалами по соответствующей профессиональной тематике.

Для того чтобы быть в курсе профессиональных новостей и новшеств, нужно самому просматривать прессу и другие СМИ (смотреть специальные телепередачи, слушать радио, читать деловые интернет-ресурсы, знать и исследовать необходимые сайты) и/или поручить некоторую часть своему персональному ассистенту/референту.

Когда вы ставите своей задачей постоянный поиск информации, при определенном настрое часто «включается» интуиция, возникает „притяжение“ нужной информации, каким бы странным ни показалось это утверждение. Люди, которые часто работают с текстами и информацией, знают этот эффект. Главное — настроиться на непрерывное получение такой информации.

Системную работу по поиску информации, конечно, также необходимо проводить регулярно, т.е. отводить определенное время каждый день на данный вид деятельности.

Для этого можно подписаться на нужные источники информации и каналы новостей в Интернете – причем, теперь это можно сделать не только через электронную почту, но и социальные сети.

Например, сейчас в социальной сети «Facebook» можно довольно быстро собрать конференцию и пригласить своих подписчиков на событие, сформировав так называемое „Мероприятие“. Подобные возможности есть и у сети „Вконтакте“, и у Календаря Google[1].

А источники самых свежих новостей – это, как известно, телевидение, радио и хроники новостных агентств, поэтому имеет смысл посещать их страницы в Интернете и социальных сетях, а также просматривать и прослушивать эфиры «вживую» или на сайтах.

При этом следует помнить, что интерес представляют не все новости, а только профессиональные и отраслевые, подходящие по тематике для человека и компании.

В перспективе очень важно научиться отслеживать не только новости, но и тенденции развития событий в данной профессиональной среде, а для этого необходимо пролистывать печатные периодические издания или, в крайнем случае, опираться на публикации в Интернете, в которых есть ссылки на бумажный источник. Не помешает и зарегистрироваться на специализированных отраслевых интернет-форумах, где собираются профессионалы из нужной вам сферы деятельности.

Именно такой мониторинг даст возможность сориентироваться в тематических трендах, на основе которых в сформулированном и структурированном виде можно составить дайджест, и «принять» его вместе с чашкой утреннего кофе.

Если вы руководитель и приходится (это так!) читать много нужных изданий, вы в полном праве поручить личному ассистенту/референту разгрузить вас для решения других более важных вопросов в вашей многофункциональной деятельности.

И вот, допустим, персона «созрела» и приняла решение, что в следующем месяце посетит конференцию.

О чем нужно позаботиться?

Разумеется, первое, что следует сделать – это просмотреть и, если нужно, изменить свой рабочий график руководителя, сообщив об этом персональному ассистенту.

Рубашку и галстук (если это мужчина) подберет супруга (хотя нередко и формирование имиджа входит в функционал личного ассистента), а вот собраться «в дорогу», подобрать определенный набор необходимых вещей – дело самостоятельное, или/и, если есть, — профессионального помощника.

Если вы идете на конференцию в качестве слушателя, то вам нужно взять блокнот, ручки, визитные карточки (принято иметь с собой не менее десяти, лучше брать не менее двадцати карточек «про запас»). Если же вы предполагаете не только познакомиться с нужными людьми и возможными партнерами, но и неявно прорекламировать компанию, то следует положить в визитницу еще больше визиток. Существует правило: лучше иметь при себе две визитницы разного назначения, для своих визиток и для „гостевых“, чтобы не запутаться и случайно предложить собственную визитку ее владельцу вместо своей, что продемонстрирует не очень бережное отношение к визави, а значит, и к самому знакомству. Последствия таких ошибок часто могут быть весьма неприятны для компании. Следует оформлять визитку с соответствии с существующими правилам.и

Так, автор часто видит на конференциях «модные» визитные карточки черного цвета, которые используют лица, претендующие на креативность и оригинальность. На самом деле такие карточки не вызывают доверия у собеседника и затрудняют прочтение текста.

Неплохо было бы собрать некоторую информацию не только о спикерах, а, если есть такая возможность, еще и о коллегах и партнерах, которые также собираются на конференцию. Для этого можно связаться со знакомыми и дружественными личностями в других компаниях. Можно «поключить» нетворкинг (см. соответствующую авторскую статью) и сообщить о нюансах, о которых вы знаете. Как знать, может, вашим деловым знакомым пригодится эта информация?

Если вы принимаете лекарство, то не забудьте положить его в дорожный набор для конференции.

Если вы выступаете с докладом

Если вы намерены выступить на форуме, то в задачу входит подготовка презентации и оформление тезисов для доклада и выступления босса*. Здесь есть свои важные нюансы.

Основное: тезисы доклада – не то же самое, что будет изложено в презентации. В презентации упоминаются лишь ключевые понятия, которые будет комментировать спикер. Серьезной ошибкой и нарушением конференц-этикета считается большое количество текста на одном слайде, да еще и напечатанного мелким шрифтом. Не допускается также использовать на черном фоне белые буквы: в глазах у зрителей начинает рябить, восприятие притупляется, смысл утрачивается, все присутствующие быстро утомляются и теряют интерес к происходящему.

Не забудьте и об иллюстративном ряде в презентации: в тексте следует обозначить, в каком месте находится тот или иной рисунок.

В последнем слайде нужно крупным шрифтом дать либо свои контакты и/или контакты личного помощника, о чем нужно известить слушателей. Но обычно печатаются следующие контакты: телефон, e-mail и сайт компании, где вы работаете или которую вы возглавляете.  

После конференции

После окончания конференции вы можете оказать себе неоценимую услугу, если сразу разберёте визитки новых знакомых с конференции для картотеки и внесёте их контакты в базу данных, а также отправите им благодарственные письма.

В международной протокольной практике принято на отправляемых после состоявшегося знакомства визитных карточках в левом нижнем углу писать аббревиатуру р.f.с. (в расшифровке — рour faire connaissance; буквальный перевод с французского означает «чтобы сделать знакомство», переводится традиционно „по поводу/по случаю знакомства“). Таким образом выражается удовлетворение знакомством и желание продолжить общение, наладить деловые отношения с партнером.

Аналогом этого дипломатического правила и правилом современного хорошего тона послужит письмо, которое личный ассистент может сформулировать сам, например: «Уважаемый/дорогой …! Мы познакомились 5 декабря 2012 года на конференции „Современные технологии“. Я очень рад нашему знакомству и надеюсь на дальнейшее сотрудничество. Ваш…», и разослать собеседникам руководителя по конференции. Только отправлять такие письма нужно в течение недели после мероприятия, „по горячим следам“: позже партнеру руководителя при большом потоке информации, возможно, придется долго вспоминать, кто именно пишет и что это за компания. Знакомый бизнесмен поделился опытом. Он делает так: пишет благодарственные письма (краткие) прямо в конце дня на конференции. Благо, современные устройства это позволяют сделать. Так формируются обоюдные базы данных и соблюдается современный деловой этикет.

Бывает так, что некто, раздавая визитные карточки, может дать их лицу, с которым впоследствии не пожелает общаться, например, сейчас много так называемых инфо-бизнесменов – людей, которые продают вебинары (семинары по Интернету в режиме онлайн) и которые могут буквально забросать вашу почту своими «инфо-продуктами». В том случае, если всё же данные станут известны персоне-нон-грата, придётся поработать с электронной почтой, помещая ненужные сообщения в рубрику „спам“. То же самое относится и к нежелательным телефонным звонкам, которые придется отсекать, ссылаясь на командировки и занятость.

Правила поведения на конференции

Правила негласного этикета на конференции таковы: на конференции принято знакомиться, не дожидаясь представления третьего лица, — это нормально. После яркого выступления иной раз нужно даже поторопиться подойти к спикеру для того, чтобы успеть получить визитную карточку и передать ему свою. Если есть возможность и докладчик не ушел сразу же после выступления (так бывает, когда персона востребована и очень занята), то можно спокойно подойти к нему и побеседовать. Алгоритм знакомства примерно одинаков: поприветствовать, сказать комплимент ( «Ваше выступление было очень ярким и познавательным! Спасибо!», „В прениях вы высказали мнение, которое меня очень заинтересовало!“, „Много хорошего слышал о вашей компании/о вашей деятельности!“ и т.п.), затем выразить желание продолжить знакомство.

Предпочтительнее, чтобы при рукопожатии руку подавал тот человек, к которому подошли знакомиться, причем, сегодня в правилах рукопожатия нет особой гендерной разницы, хотя при равном статусе (который на конференциях считается априори одинаковым) первой руку может подать женщина вне зависимости от того, кто в ком заинтересован.

Если персона очень заинтересовала в знакомстве, то можно обозначить рукопожатие, немного приподняв руку. В этом случае нужно внимательно наблюдать за реакцией собеседника. Как правило, этот жест не остается незамеченным, и собеседник предлагает ответное рукопожатие.

Перед тем как подойти к спикеру, еще во время выступления желательно обозначить для себя важные вопросы, чтобы при общении с заинтересовавшим вас человеком четко и в корректной форме их задать. Следует помнить о том, что спикер устал и с ним, возможно, хотят познакомиться и другие люди.

Во время кофе-паузы, ланча неплохо бы помнить о том, что за столом «действуют» все те же правила застольного этикета, о которых так много было рассказано на страницах нашего журнала. К сожалению, автор все еще наблюдает у многих посетителей конференций „пост-советскую“ привычку класть себе на тарелку очень много, торопиться „к раздаче“ и т.п.

Еще один досадный момент: на конференциях, как ни удивительно, автор наблюдала, как по телефону во время чужих выступлений говорит даже член президиума, а не только слушатели. Совершенно очевидно, что участие/присутствие на форуме – это приоритет, и лицо, которое направляется на это мероприятие, должно было предупредить всех об этом. Важнее конференции в этот день ничего нет: ни звонка старого друга, ни контакта потенциального «большого» клиента!

Такое пренебрежение к правилам хорошего тона может свидетельствовать лишь о неуважении к аудитории и слушателям, что не лучшим образом влияет на репутацию персоны.

Удивительно, но очень многие «забывают» выключить мобильный или хотя бы поставить его на беззвучный режим. И в том, и в другом случае можно увидеть пропущенные звонки и спокойно перезвонить в перерыве, объяснив причину занятости своему телефонному собеседнику.

Поэтому давайте все-таки уважать друг друга и не забывать про элементарные правила поведения на совместных мероприятиях такого уровня.

Дресс-код

Дресс-код для спикеров: деловой костюм (костюм предпочтительнее и «статуснее», как для мужчин, так и для женщин, нежели просто пиджак и брюки/юбка/джинсы), сорочка, для дам — блузка светлого тона (это создает ощущение чистоты помыслов и намерений); обувь – закрытые ботинки или туфли (для мужчин неизменно темные; даже если костюм летний, светлый (что вполне допускается), то ботинки/туфли все равно должны быть на тон темнее).

Вспомним, что белую обувь надевают невесты, курортники в Рио-де-Жанейро, хирурги, покойники и деревенские жители под тяжелую темную одежду. Кроме того, белая обувь имеет свойство быстро разнашиваться и покрываться неустраняемыми трещинами.

Слушатели могут позволить себе стиль casual, то есть повседневную одежду. И все же можно порекомендовать пиджак, блузу и прочие элементы делового дресс-кода, если имеет смысл поддерживать образ делового человека, даже если присутствующий сидит в зрительном зале.

К сожалению, многие молодые женщины иной раз приходят в милых летних платьицах с открытыми руками, в результате, когда наступает момент познакомиться с потенциальным партнером, они рискуют моментально заслужить репутацию просто «хорошенькой девушки», а не деловой персоны и серьезного человека. То же самое относится к пышной прическе или звенящим украшениям. Это работает против делового имиджа, поэтому на конференциях от легкомысленной одежды и аксессуаров следует воздерживаться, чтобы не подвести своего руководителя и не испортить собственное реноме.

Но, конечно, время не стоит на месте, и дресс-код также зависит от формата мероприятия и непосредственно от позиционирования персоны.

Если это известный спортивный продюсер, то он может выступать в хорошем темном пиджаке, белой рубашке, джинсах и дорогих ботинках – наличием джинсов в своем ансамбле он выражает «спортивную составляющую» в имидже. А если это популярный ивент-эксперт, то он может прийти на форум (как творческий человек) в стильном джинсовом пиджаке (а не куртке!) и в пестрой рубашке. Здесь речь идет уже об имидже персоны, которая считается брендом.

Общая тенденция сегодня допускает послабления в дресс-коде (но не в манере излагать свои мысли!), особенно летом. И чаще принято провожать по уму, а не встречать по одежке, то есть о человеке судят по его практическим проектам: хорошему докладу, презентации, изяществу изложения. Тем не менее, соблюдение правил этикета дает в итоге максимально респектабельный и надежный имидж – а ведь этого мы и добиваемся, отправляясь на конференцию, не так ли?

Автор надеется, что следуя рекомендациям, представленным в статье, вам удастся оптимально подготовиться к конференции, собрав всю необходимую информацию и удачно оформив все требуемые материалы и тезисы для доклада и презентации. Ну а советы по этикету и стилю помогут позиционировать вам компанию с наилучшей для нее стороны! Удачного вам выступления!

Ирина Денисова, эксперт в области деловой культуры, координатор цеха «Персональный маркетинг» и член Совета Гильдии маркетологов

Статья опубликована в журнале «Справочник секретаря и офис-менеджера», № 11, 2012. Печатается в авторской редакции.